内容証明郵便
「日本郵便(郵便事業株式会社)」(旧・郵便局)が下記の事を証明するサービスです。
1、○年○月○日に誰から誰あて。
2、文章の内容。
上記のように、内容証明郵便には何らの強制力はありません。
内容証明郵便の詳細説明
内容証明郵便とは、「いつ、誰が、誰宛に、どのような内容の文書を差し出したか」を郵便事業株式会社(郵便局)が公的に証明してくれるものです。法的な効果が発生する重要な意思表示や、通知の証拠を残したい場合に利用されます。内容は郵便局に5年間保存されます。
内容証明郵便にはいくつかの効果があります。一つには、証拠を得る効果があります。口頭や普通郵便でのやり取りでは通知の証拠が残りませんので、相手側がそのような内容の通知は受け取っていないというような言い逃れをされてしまいます。しかし、内容証明郵便では郵便局が手紙の内容を証明してくれるのでそのような言い逃れができなくなります。
また、確定日付を得る効果があります。証拠を得る効果と同じですが、郵便局が通知された日付を証明してくれます。内容によって日付が重要になる場合があります。さらに、心理的圧迫を与える効果があります。内容証明郵便は普通郵便とは違い、強い決意や態度を表すもので相手に精神的な圧力を与え行動を起こさせることができる場合もあります。
しかし、内容証明郵便は内容文書の存在を証明するものであり、文書の内容が真実であることを証明するものではありませんし、法的な効果や強制力は何らありません。また、威圧的な表現や、誤った内容を書いてしまった場合にこちらに不利な証拠を相手側に与えてしまう恐れや、相手が話合いに応じる態度を示しているのに内容証明を送ることで、逆に相手の神経を逆撫でしてしまい解決が困難になる恐れもあります。
さらに、相手に資産を隠したり、逃亡してしまう危険性もあるので、内容証明郵便を使用する際には注意が必要になります。
内容証明郵便は相手にいつ配達されたかが分からず、相手に受け取っていないと言われてしまう可能性があります。そのような場合に配達証明というものがあります。配達証明とは、相手が手紙を受け取ったことと手紙を受け取った日付を郵便局が証明してくれるものです。
内容証明郵便には配達証明を付けることが望ましいです。配達証明を付ける場合、一般書留にする必要がありますが、内容証明郵便は一般書留なので、差出しの際に配達証明を付ける旨を伝えるだけでできます。料金は300円となっています。また、配達証明を依頼せずに発送した後でも1年以内なら追って依頼することが可能で、その際は発送時の書留郵便物受領証の提示が必要となり、料金は420円となります。
内容証明郵便の作成方法は法律で定められています。用紙は定められていないが、5年間保存されるため保存に耐えうる紙である必要があります。用紙の枚数制限はありませんが複数枚になる場合はページのつづり目に契印をする必要があります。1枚の用紙に書ける文字数が決まっており、1枚520字以内、20字×26行以内、横書きの場合は26字×20行若しくは13字×40行となっています。使用できる文字にも英字は固有名詞にのみ使用可等の制限があります。同文の手紙を原本1通、謄本2通を作成し、謄本を郵便局と差出人が保管、原本を受取人に送付するものになります。差出人と受取人の住所氏名を記載する必要がありますが、捺印等は任意になります。図や写真等の手紙以外のものを同封することはできません。封筒の種類、サイズに制限はありません。
内容証明郵便はクーリングオフ、契約解除、債権放棄、時効停止又は中断、債権譲渡の通知等のときには必ず出すことをお勧めします。ただし、時効の停止又は中断に関しては、内容証明郵便で請求することができるのは6ヶ月の延長を1回限りです。
内容証明郵便を送付後、相手次第では裁判になることも考えられます。そうなった場合に備えて証拠となり得る内容証明書の謄本と配達証明書は必ず保管しておく必要があります。また、内容証明書の謄本と配達証明書が紛失した場合には内容証明書の謄本が5年以内、配達証明書再発行が1年以内なら再発行が可能であり、そのときに書留郵便物受領書が必要になるので、これも保管しておく必要があります。
インターネット上から内容証明郵便が電子内容証明郵便というものがあります。電子内容証明は、郵便局に行く必要がなく、24時間受付ているのが特徴です。他にも文字数制限の緩和により、3枚分の文字数が、1枚分で記載できます。利用するには電子内容証明の専用ホームページで登録、専用ソフトをインストールする必要があります。支払方法はクレジットカードか料金後納となります。
内容証明郵便手続の流れ
内容証明を扱っている主要郵便局の窓口で内容証明3通と封筒を提出する。
配達証明を付ける場合はこのときに申請する。
郵便局員が内容を確認する。
料金を支払う。
書留郵便物受領証を受け取る。
内容証明郵便の必要書類等
内容証明原稿 3通
封筒
印鑑(訂正時に使用)
内容証明郵便の書き方
作成方法と決まり
・用紙:何でも良いとあるが、A4紙がベスト。
・用紙1枚に字数・行数は縦書きの場合、「1行20字以内、1枚26行以内」、
横書きの場合「1行13字以内、1枚40行以内」または「1行26字以内、1枚20行以内」
・記号は、1個を1字となる。
題名など
・何かの連絡や通知(意思表示)のばあいは、多く「通知書」と書き、金銭などの請求の場合は「催告書」と書く。
内容
簡潔に誰が誰に対してのことなのかという事を書く。日付や被通知人、通知人を明確にする。多くのケースでは「前略・・・・草々」となっている。
内容証明文例
「AさんがBさんに金銭返還を求める場合」(超簡素バージョン)
料金
基本料金+書留の加算料金+内容証明郵便の加算料金=総額
だいたい1220円程度(通知書1枚の場合)
必ず配達証明をつけましょう。